Pagos, devoluciones y reembolsos

El cobro de una venta POS se registra al confirmar la venta. Los abonos de un pedido comercial se aplican al pedido y se completan al entregarlo. Una devolución de mercancía, su autorización, el reembolso y el ajuste fiscal tienen registros y permisos separados.

Las capturas de esta guía muestran datos ficticios y estados preparados para capacitación. No se realizaron movimientos de dinero, devoluciones de inventario ni operaciones fiscales reales.

Permisos y preparación

Para el cobro POS necesitas sales.read y sales.write; para el comercial, quotes.read y commercial_orders.payments.write. La entrega comercial requiere commercial_orders.fulfill. Los cobros en efectivo necesitan una sesión de caja abierta y permiso cash_sessions.read para cargarla.

Para operar devoluciones desde el historial de Ventas, necesitas sales.read y estos permisos según tu función:

Acción	Permiso
Ver devoluciones	sales.returns.read
Registrar solicitud	sales.returns.write
Autorizar o rechazar	sales.returns.approve
Registrar reembolso	sales.refunds.write
Conciliar reembolso pendiente	sales.refunds.reconcile

Solicitar una nota de crédito requiere dte.write y rol SUPER_ADMIN, además de las condiciones del documento original. Revisa el alcance de empresa y sucursal antes de actuar. Roles explica la administración de acceso.

Configurar métodos de pago

1. Abre Métodos de pago. Revisa nombre, tipo y estado antes de añadir otro método.

   

   1: busca por nombre o tipo. 2: el lápiz abre la edición. Solo los métodos activos se ofrecen al cobrar ventas nuevas.

2. Con payment_methods.write, pulsa Añadir método y completa Nombre, Código y Tipo; luego pulsa Guardar método. Para consultar necesitas payment_methods.read.

   

   1: nombre que reconocerá el cajero. 2: código interno. 3: tipo de operación; selecciona el correcto porque determina qué datos pide el cobro. El ejemplo se preparó sin guardarlo.

Registrar el pago correcto

Método	Datos de la operación
Efectivo	Importe recibido suficiente y turno abierto de la sucursal; revisa el vuelto.
Tarjeta	Modalidad de captura y referencia de autorización o voucher.
Transferencia	Referencia o comprobante de la transferencia.
Otros	Selecciona el método activo y completa la referencia cuando corresponda.

En POS, Monto a cobrar se calcula con el total de la venta; completa Forma de pago y confirma Cobrar. Para tarjeta, los campos son Procesamiento y Referencia / autorización; para transferencia, Referencia de transferencia. El formulario indica que no debes ingresar número de tarjeta ni CVV. En el pedido comercial, Registrar abono aplica el importe introducido al saldo y Cobrar saldo y entregar cubre el remanente exacto al entregar. Los campos de tarjeta registran el método y la referencia; no sustituyen la confirmación del proveedor de pago.

Consulta los recorridos completos en Ventas, Cotizaciones y pedidos y Caja.

Solicitar una devolución

1. En Historial de ventas, localiza la venta y pulsa la acción Ver devoluciones.

2. En Mercancía y reembolsos, revisa las líneas de Solicitar devolución.

3. Para cada producto, introduce Devolver sin superar Disponibles. Indica en Reingresar cuántas unidades pueden regresar a existencias; no puede exceder lo devuelto.

4. Completa el Motivo requerido.

   

   1: unidades a devolver; a la derecha indica cuántas reingresan. 2: motivo. 3: Registrar solicitud. En el ejemplo vuelve una de las dos unidades vendidas y esa unidad puede reingresar.

5. Pulsa Registrar solicitud y revisa su número y estado en Solicitudes registradas.

El importe se calcula con el precio original de la venta. La solicitud pendiente no cambia existencias. Las unidades disponibles excluyen lo ya solicitado en devoluciones pendientes y autorizadas.

Autorizar o rechazar

1. Revisa las unidades recibidas, las que reingresan y el motivo de la solicitud pendiente.

2. Con el permiso de aprobación, pulsa Autorizar y reingresar para aprobar y reincorporar únicamente las cantidades indicadas, o Rechazar si no procede.

   

   Revisa el número de devolución, el motivo y las unidades. 1: líneas de la solicitud. 2: elige Autorizar y reingresar o Rechazar. El estado de esta captura es Pendiente de autorización.

3. Confirma el nuevo estado en la solicitud.

La autorización permite continuar con el reembolso. Si la venta no conserva el costo original o el saldo requiere costo inicial, el sistema puede impedir el reingreso: solicita revisar los datos de inventario, sin sustituirlo por un ajuste manual que duplique la operación.

Registrar y conciliar el reembolso

1. En una devolución autorizada con Saldo por reembolsar, pulsa Registrar reembolso.

2. Elige Método de reembolso e introduce Importe, positivo y dentro del saldo pendiente.

3. Para efectivo, selecciona Turno de caja abierto. Para otros métodos puedes registrar Referencia del proveedor y Referencia de evidencia.

   

   1: revisa método, importe y turno: el ejemplo prepara $8.50 en efectivo. 2: Guardar reembolso registra la salida. La autorización de mercancía y el registro del reembolso son acciones distintas.

4. Pulsa Guardar reembolso y verifica el registro.

5. Si queda pendiente y el pago externo ya está confirmado, registra la referencia del proveedor o la referencia de evidencia y pulsa Conciliar reembolso, con el permiso correspondiente.

   

   Este es otro ejemplo: una transferencia pendiente. 1: localiza el reembolso existente y su estado. 2: registra la referencia verificable del proveedor o la evidencia. 3: pulsa Conciliar reembolso después de comprobar el pago externo. El saldo $0 excluye este importe ya registrado como pendiente; no lo vuelvas a crear.

El reembolso en efectivo genera una salida en el turno seleccionado y queda confirmado con ese movimiento. Los demás métodos quedan pendientes hasta su conciliación; registrar el reembolso no ejecuta por sí mismo la devolución de dinero en el banco o proveedor. La conciliación requiere al menos una referencia del proveedor o de evidencia. No registres de nuevo un importe pendiente como si faltara el registro.

Ajuste fiscal y problemas frecuentes

Cuando se ofrece Solicitar nota de crédito, el superadministrador autorizado puede encolarla y consultar su estado en la propia devolución y en Facturación DTE. Aprobar mercancía o confirmar el reembolso no equivale a tener una nota de crédito aceptada. No uses Invalidar como sustituto automático de este recorrido.

Situación	Acción
La cantidad supera las unidades disponibles	Actualiza las devoluciones de la venta y corrige la cantidad.
No aparece autorización o reembolso	Comprueba estado y permisos; solo una solicitud pendiente puede autorizarse y solo una autorizada puede reembolsarse.
Importe superior al saldo por reembolsar	Revisa reembolsos confirmados y pendientes antes de corregir el importe.
Sesión de caja cerrada	Selecciona una sesión abierta de la misma sucursal.
No puedes conciliar	Confirma que esté pendiente y registra una referencia verificable.
Resultado incierto tras guardar	Recarga la venta y consulta el registro antes de iniciar otra salida de dinero.

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